Transcrierea este procedura prin care un eveniment de stare civilă petrecut în străinătate (nașterea, căsătoria sau decesul unui cetățean român) este trecut în registrele de stare civilă din România, pe baza certificatului emis de autoritățile străine. Cererea se depune la oficiul de stare civilă de la domiciliul din țară sau la consulatul României din statul în care locuiești, cu certificatul străin, traducerea autorizată și, după caz, apostila. La final primești un certificat românesc, cu care poți obține buletin, pașaport sau alte acte.
Fără transcriere, statul român nu „vede” evenimentul: un copil născut în Italia nu are certificat de naștere românesc, o căsătorie încheiată în Spania nu apare în actele tale, iar un deces din Germania nu poate fi folosit la o succesiune în România. Ghidul de față îți arată pașii pentru fiecare tip de act și greșelile care prelungesc procedura.
Când este obligatorie transcrierea
Transcrierea este necesară ori de câte ori un cetățean român are un eveniment de stare civilă înregistrat numai la autoritățile altui stat. Legea prevede chiar o obligație și un termen pentru solicitarea ei, socotit de la întoarcerea în țară sau de la primirea certificatului; în forma cunoscută, termenul este de 6 luni. Verifică forma în vigoare la oficiul de stare civilă.
În practică, ai nevoie de transcriere când:
- vrei buletin sau pașaport românesc pentru un copil născut în străinătate;
- îți schimbi numele în actele românești după o căsătorie încheiată în altă țară;
- vrei să divorțezi în România de o căsătorie încheiată în străinătate;
- deschizi succesiunea în România pentru o persoană decedată în altă țară;
- ceri un drept (alocație, pensie de urmaș) pe baza unui act străin.
Transcrierea nu înseamnă o nouă căsătorie sau o nouă declarare a nașterii. Evenimentul rămâne cel înregistrat în străinătate, iar actul românesc îl reproduce. Diferența dintre act și certificat e explicată în ghidul complet al actelor de stare civilă.
Unde depui cererea
Ai două variante: în România, la oficiul de stare civilă al localității de domiciliu, sau în străinătate, la misiunea diplomatică ori oficiul consular al României.
| Criteriu | La oficiul de stare civilă din România | La consulatul României |
|---|---|---|
| Pentru cine e potrivit | cei care vin în țară sau au pe cineva cu procură | cei care locuiesc stabil în străinătate |
| Cum circulă dosarul | se verifică și se aprobă local | se trimite în țară pentru aprobare |
| Durată estimativă | de regulă mai scurtă | de regulă mai lungă |
| Programare | depinde de primărie | aproape întotdeauna necesară |
| Ridicarea certificatului | la oficiu | la consulat sau la oficiu, după caz |
În București, transcrierile au fost tradițional gestionate centralizat, de direcția de evidență a persoanelor, nu de fiecare sector, iar alte orașe mari pot avea ghișee dedicate. Verifică pe site-ul primăriei sau al direcției de evidență a persoanelor din localitatea ta unde se depun cererile de transcriere și dacă e nevoie de programare; ghidul despre Programările online la instituții: cum eviți cozile te poate ajuta.
Sfat: Dacă locuiești în străinătate, dar mergi des acasă, compară durata la consulat cu cea în țară. O procură specială dată unei rude poate scurta mult procedura, pentru că ruda depune și ridică documentele în locul tău.
Documentele străine: traducere și apostilă
Certificatul străin trebuie să poată fi citit și verificat de autoritățile române, de aceea se prezintă în original, cu traducere și, după caz, cu apostilă sau supralegalizare. Ce se cere concret depinde de statul care a emis actul.
| Statul emitent | Formalitate pe documentul străin | Traducere |
|---|---|---|
| Stat membru al Uniunii Europene | de regulă fără apostilă, pentru actele de stare civilă | traducere autorizată sau formular multilingv atașat |
| Stat care a aderat la Convenția de la Haga | apostila aplicată de autoritatea străină | traducere autorizată, legalizată la notar |
| Stat care nu a aderat la convenție | supralegalizare la autoritățile acelui stat și la misiunea României | traducere autorizată, legalizată la notar |
| Stat cu tratat bilateral cu România | după prevederile tratatului, uneori scutire | traducere autorizată |
Pentru actele din Uniunea Europeană, un formular multilingv standard eliberat odată cu certificatul poate înlocui traducerea, după regulile explicate în Extrasul multilingv de stare civilă: când îl folosești. Pentru celelalte state, apostila se cere de la autoritatea competentă din țara emitentă, nu din România; mecanismul ei e descris în Apostila de la Haga: cum pregătești actele pentru străinătate.
Atenție: Întreabă la depunere dacă certificatul străin original se reține la dosar. Dacă da, cere de la autoritățile străine un exemplar suplimentar înainte de transcriere, ca să ai unul și pentru uz în țara în care locuiești.
Transcrierea certificatului de naștere
Transcrierea nașterii este cel mai frecvent caz: un copil cu cel puțin un părinte român, născut în străinătate. Fără certificat de naștere românesc, copilul nu poate primi pașaport românesc, după regulile din Pașaportul pentru copii: acordul părinților și actele necesare, și nici act de identitate.
Ce pregătești
- Cererea tip de transcriere, semnată de unul sau de ambii părinți.
- Certificatul de naștere străin al copilului, în original și copie, cu apostilă, dacă e cazul.
- Traducerea autorizată, legalizată la notar, sau formularul multilingv.
- Actele de identitate ale părinților.
- Certificatele de naștere ale părinților și certificatul lor de căsătorie, românești.
- Declarația privind numele copilului, dacă numele din actul străin nu corespunde regulilor românești sau dacă părinții nu sunt căsătoriți.
Dacă părinții nu sunt căsătoriți, oficiul verifică modul în care s-a stabilit paternitatea în actul străin. Pentru situații mai complicate (părinte străin, nume compus după legea altui stat), cere lista scrisă a documentelor de la oficiu înainte de a depune. Regulile generale ale înregistrării unei nașteri în țară sunt în Înregistrarea nașterii: cum obții certificatul copilului.
Transcrierea certificatului de căsătorie
Căsătoria încheiată în străinătate de un cetățean român este valabilă, dacă s-au respectat condițiile de formă ale locului și condițiile de fond ale legii române, dar trebuie transcrisă pentru a apărea în actele românești.
Ce pregătești
- cererea tip, semnată de soțul sau soții cetățeni români;
- certificatul de căsătorie străin, în original și copie, cu apostilă sau formular multilingv, după caz;
- traducerea autorizată, legalizată;
- actele de identitate ale soților;
- certificatele de naștere românești ale soților;
- declarația privind numele purtat după căsătorie, dacă certificatul străin nu îl menționează clar.
Numele ales devine cel din actele românești, iar dacă diferă de cel din buletin, urmează actualizarea documentelor, după lista din Schimbarea numelui după căsătorie: ce acte actualizezi. Regulile unei căsătorii încheiate în România sunt descrise în Căsătoria civilă: actele necesare și pașii la starea civilă, util pentru comparație.
Divorțul pronunțat în străinătate
Un divorț pronunțat de o instanță străină nu se transcrie, ci se înscrie ca mențiune pe actul de căsătorie românesc. Hotărârile din statele Uniunii Europene se recunosc, de regulă, direct, pe baza documentelor prevăzute de reglementările europene; cele din afara Uniunii pot necesita recunoașterea în instanță. Pentru acest pas, sfatul unui avocat este util.
Transcrierea certificatului de deces
Decesul unui cetățean român în străinătate se înregistrează de autoritățile acelui stat, iar certificatul străin se transcrie apoi în România, la cererea familiei. Transcrierea e necesară pentru succesiune, pentru încetarea pensiei sau pentru pensia de urmaș. Dosarul cuprinde certificatul de deces străin, apostilat sau însoțit de formular multilingv, traducerea, actul de identitate al solicitantului și actele de stare civilă ale persoanei decedate. Formalitățile din primele zile sunt descrise în Certificatul de deces: formalitățile din primele zile.
Cum decurge procedura și cât durează
După depunere, dosarul trece prin verificare și aprobare, apoi actul este transcris în registru și se eliberează certificatul românesc.
- Depunerea dosarului la oficiul de stare civilă sau la consulat.
- Verificarea documentelor străine, a traducerii și a identității.
- Avizarea și aprobarea transcrierii, de către autoritățile competente.
- Întocmirea actului românesc în registrul de stare civilă.
- Eliberarea certificatului, la oficiu sau prin consulat.
Durata variază mult: de la câteva săptămâni, pentru un dosar simplu depus în țară, la câteva luni, pentru un dosar trimis de la consulat sau cu documente care necesită clarificări. Dacă ai un termen (o călătorie, o programare la pașaport), depune cât mai devreme și întreabă de la început care este termenul estimat.
Greșeli care întârzie transcrierea
Majoritatea întârzierilor vin din documente incomplete sau din neconcordanțe de date, nu din procedură.
- Lipsa apostilei pe un certificat dintr-un stat care nu face parte din Uniunea Europeană.
- Traducere nelegalizată sau făcută de o persoană neautorizată.
- Nume scrise diferit în actul străin și în actele românești, de exemplu fără diacritice sau cu prenume inversate.
- Lipsa unei declarații privind numele, când actul străin nu îl arată clar.
- Procură generală, în loc de procură specială pentru transcriere.
Pe lângă acestea, verifică dacă buletinul cu care depui este valabil; regulile de preschimbare sunt în Cartea de identitate: eliberare și preschimbare, ghid complet.
Ideile principale
Transcrierea aduce în registrele românești un eveniment de stare civilă petrecut în altă țară. O ceri la oficiul de stare civilă de la domiciliu sau la consulat, cu certificatul străin, traducerea autorizată și, pentru statele din afara Uniunii Europene, apostila sau supralegalizarea. Odată obținut certificatul românesc, poți face buletin, pașaport, succesiune sau schimbarea numelui.
De reținut:
- legea prevede un termen pentru cererea de transcriere, verifică forma în vigoare;
- pentru actele din Uniunea Europeană, de regulă nu e nevoie de apostilă;
- traducerea autorizată se legalizează la notar;
- divorțul străin se înscrie ca mențiune, eventual după recunoaștere;
- informațiile sunt generale; pentru cazuri complicate întreabă oficiul sau un avocat.
Întrebări frecvente
Pot cere transcrierea dacă nu am domiciliu în România?
Da, prin consulatul României din țara în care locuiești, care trimite dosarul în țară. Consulatul îți spune și la ce oficiu de stare civilă va fi transcris actul.
Am nevoie de apostilă pentru un certificat de naștere din Italia?
De regulă nu, pentru actele de stare civilă emise într-un stat membru al Uniunii Europene. Poți folosi și un formular multilingv în locul traducerii, dacă autoritatea italiană îl eliberează.
Poate depune altcineva cererea de transcriere pentru mine?
Da, o persoană cu procură specială autentificată la notar sau la consulat. Procura trebuie să menționeze explicit transcrierea și ridicarea certificatului.
Cât durează transcrierea unui certificat de căsătorie?
Depinde de oficiu și de calea aleasă: de la câteva săptămâni în țară, la câteva luni prin consulat. Întreabă la depunere termenul estimat.
Ce se întâmplă dacă nu fac transcrierea?
Evenimentul nu apare în actele românești, iar asta îți blochează acte de identitate, divorțul în țară sau succesiunea. În plus, nerespectarea termenului legal poate fi sancționată, așa că e bine să nu amâni.
