Clasa 4 din balanță, citită de administrator: creanțe și datorii
Pentru administratorul unei firme mici, clasa 4 din balanță răspunde la două întrebări foarte practice: cine îi datorează bani firmei și cui datorează firma.…
Pentru administratorul unei firme mici, clasa 4 din balanță răspunde la două întrebări foarte practice: cine îi datorează bani firmei și cui datorează firma. Aici se află clienții, furnizorii, salariații, statul și asociații. Cine învață să citească aceste conturi vede din timp întârzierile la încasare și plățile care se adună, fără să aștepte ca ele să se simtă în contul bancar.
Explicațiile de mai jos urmează felul în care platforma ContaFirma prezintă conturile de terți: ce arată fiecare sold și ce întrebare merită pusă contabilului. ContaFirma este un proiect educațional susținut de REALCONT®, firmă de contabilitate din București, iar textele sunt scrise și verificate de Luiza Mantu, membră CECCAR.
Harta clasei 4, pe grupe
Clasa 4 cuprinde decontările cu terții și numără 10 grupe și 102 conturi sintetice. Administratorul are de reținut doar grupele pe care le întâlnește lună de lună:
- grupa 40 – furnizori;
- grupa 41 – clienți;
- grupa 42 – personal;
- grupa 43 – asigurări sociale;
- grupa 44 – bugetul statului, inclusiv TVA;
- grupa 45 – grup și asociați;
- grupa 46 – debitori și creditori diverși.
După sensul relației, conturile sunt de activ, când exprimă creanțe, de pasiv, când exprimă datorii, sau bifuncționale. Toate sunt conturi de bilanț, ceea ce înseamnă că soldurile lor finale ajung în bilanțul firmei. O creanță uitată sau o datorie trecută greșit nu rămâne, așadar, o problemă internă: ajunge în situațiile financiare pe care le citesc banca și partenerii de afaceri.
4111 Clienți: bani facturați care nu au sosit încă
Soldul debitor al contului 4111 Clienți arată sumele facturate și neîncasate. Luat izolat, numărul spune puțin. Devine grăitor când este pus lângă vânzări: dacă soldul crește mai repede decât vânzările, clienții plătesc tot mai târziu, iar firma ajunge să își finanțeze cumpărătorii din propriile resurse.
De aceea administratorul are nevoie de mai mult decât un total. Situația utilă este analitica pe clienți, cu vechimea creanțelor împărțită pe intervale: sub 30 de zile, între 30 și 90 de zile, peste 90 de zile. Prima coloană descrie o activitate normală. Ultima arată sumele pentru care trebuie dat un telefon, trimisă o notificare ori regândite condițiile de livrare către clientul respectiv.
401 și 404: facturile primite și neplătite
În oglindă, soldul creditor al contului 401 Furnizori arată facturile primite și neplătite. Furnizorii de echipamente și de alte imobilizări se urmăresc separat, în contul 404, astfel încât datoria pentru o investiție să nu se amestece cu datoriile curente pentru marfă, chirie sau servicii.
Și aici informația folositoare stă în analitice, pe fiecare furnizor. Administratorul care știe cui datorează și de când poate stabili ordinea plăților după scadențe și după importanța fiecărei relații comerciale, în loc să plătească după cine insistă mai mult la telefon.
De ce totalul din balanță nu ajunge
Totalul din balanță nu spune cine anume datorează. Aceeași creanță împărțită între zece clienți care plătesc la timp înseamnă cu totul altceva decât suma datorată de un singur client care nu mai răspunde la mesaje. În prima situație, banii urmează să intre după ritmul obișnuit. În a doua, firma are un risc adunat într-un singur loc, iar o eventuală neplată i-ar afecta serios lichiditățile.
Lectura corectă a clasei 4 se face deci pe două niveluri: soldul sintetic, pentru imaginea de ansamblu, și fișa pe parteneri, pentru decizie. Pagina ContaFirma despre clasa 4, conturile de terți trece prin toate grupele, iar 38 dintre conturi au acolo pagină dedicată, cu funcțiune, exemple și greșeli frecvente.
Solduri apărute pe partea neobișnuită
Un furnizor cu sold debitor și un client cu sold creditor sunt rânduri la care administratorul ar trebui să se oprească. Niciunul nu este neapărat o eroare, însă fiecare are un număr mic de explicații posibile.
La furnizor, soldul debitor poate însemna un avans, care se urmărește în contul 409, o plată făcută de două ori sau o factură care nu a fost înregistrată. La client, soldul creditor poate însemna un avans primit, de urmărit în contul 419, o factură care nu a fost emisă sau o încasare dublă. Fiecare variantă cere altă acțiune: recuperarea unei sume, emiterea unui document, căutarea unei facturi rătăcite. Contabilul poate spune repede despre care dintre ele este vorba, cu condiția să fie întrebat.
Statul și asociații se văd tot aici
Clasa 4 nu se rezumă la partenerii comerciali. Rezultatul lunii pentru TVA apare fie în contul 4423, ca TVA de plată, fie în 4424, ca TVA de recuperat. Un administrator care se uită la aceste două conturi știe la ce ieșire de bani să se aștepte ori ce sumă are firma de primit sau de compensat.
Tot aici se găsesc banii lăsați de asociați la dispoziția firmei, în contul 4551. Un sold creditor pe acest rând arată că societatea funcționează, în parte, cu fonduri care vor trebui restituite cândva. Informația contează ori de câte ori se discută despre lichidități, despre o investiție sau despre un credit bancar.
Ce situații merită cerute contabilului
Privită de la biroul administratorului, clasa 4 se transformă într-o listă scurtă de solicitări lunare:
- analitica pe clienți, cu vechimea creanțelor pe cele trei intervale;
- analitica pe furnizori, cu facturile neplătite ale fiecăruia;
- lista soldurilor aflate pe partea neobișnuită, cu explicația fiecăruia;
- soldul TVA al lunii, de plată sau de recuperat;
- soldul contului 4551, pe fiecare asociat.
Cu aceste cinci situații pe masă, discuția lunară cu contabilul durează puțin și are rezultate concrete: o listă de clienți de sunat, o ordine a plăților, câteva documente de căutat. Administratorul nu trebuie să știe cum se înregistrează o factură; trebuie doar să recunoască rândurile care îi descriu relațiile de afaceri și să observe când unul dintre ele se schimbă neașteptat.
ContaFirma nu ține evidența firmelor și nu face consultanță individuală, deci nu înlocuiește această discuție. Îi dă însă administratorului vocabularul necesar pentru a pune întrebări la obiect și pentru a înțelege răspunsurile primite.
