Extrasul multilingv de stare civilă este un document standardizat, cu rubrici tipărite în mai multe limbi, care reproduce datele esențiale dintr-un act de naștere, căsătorie sau deces, astfel încât o autoritate străină să îl înțeleagă fără traducere. În Uniunea Europeană funcționează în paralel formularul multilingv standard, atașat certificatului românesc, care are același rol: te scutește de o traducere autorizată atunci când prezinți actul unei instituții dintr-un alt stat membru.
Le folosești când te muți, te căsătorești, înregistrezi nașterea unui copil sau ceri un drept într-o altă țară europeană. Ghidul de față explică diferența dintre cele două documente, unde le ceri, în ce situații funcționează și când tot ai nevoie de traducere sau de apostilă.
Ce este, de fapt, un document multilingv
Un document multilingv de stare civilă este un formular cu câmpuri fixe (nume, prenume, data și locul evenimentului, părinți, soți) ale căror denumiri apar în mai multe limbi, uneori însoțite de coduri. Funcționarul străin citește denumirea rubricii în limba lui și înțelege datele, fără să mai fie nevoie de un traducător.
Există două instrumente, care se confundă des:
- Extrasul multilingv de tip internațional, creat prin convențiile Comisiei Internaționale de Stare Civilă (CIEC), folosit între statele care au aderat la acestea.
- Formularul multilingv standard al Uniunii Europene, introdus prin Regulamentul (UE) 2016/1191 privind circulația documentelor publice, care se aplică din februarie 2019 între statele membre.
| Caracteristică | Certificatul de stare civilă | Extrasul multilingv internațional | Formularul multilingv UE |
|---|---|---|---|
| Ce este | dovada oficială a actului, în limba română | rezumat standard al actului, cu rubrici în mai multe limbi | anexă la certificat, ajutor de traducere |
| Poate fi folosit singur | da, în România | da, în statele care îl acceptă | nu, doar împreună cu certificatul |
| Unde funcționează | România; în străinătate, cu traducere | statele care au aderat la convențiile respective | statele membre ale Uniunii Europene |
| Cine îl eliberează | oficiul de stare civilă | oficiul de stare civilă, dacă eliberează acest format | autoritatea care eliberează documentul |
Ce format eliberează concret oficiul de stare civilă unde e înregistrat actul tău și ce format acceptă instituția din țara de destinație sunt două întrebări pe care merită să le pui înainte de orice drum. Imaginea generală asupra certificatelor găsești în ghidul actelor de stare civilă.
Ce schimbă regulamentul european
Regulamentul (UE) 2016/1191 a simplificat circulația documentelor publice între statele membre în două feluri: a eliminat cerința apostilei pentru anumite documente publice și a introdus formularele multilingve standard, care pot înlocui traducerea.
Documentele acoperite
Regulamentul se aplică documentelor publice care dovedesc fapte precum:
- nașterea și faptul că o persoană este în viață;
- decesul;
- numele;
- căsătoria, inclusiv capacitatea de a se căsători și starea civilă;
- divorțul, separarea de drept sau anularea căsătoriei;
- parteneriatul înregistrat, acolo unde există;
- filiația și adopția;
- domiciliul sau reședința, cetățenia;
- lipsa antecedentelor penale.
Formularele multilingve există doar pentru o parte dintre aceste fapte, de exemplu naștere, deces, căsătorie, domiciliu sau lipsa antecedentelor penale. Pentru acestea din urmă, documentul de bază este cazierul judiciar, explicat în Cazierul judiciar: cum îl obții online sau la ghișeu.
Ce nu face regulamentul
Regulamentul nu obligă un stat să recunoască efectele juridice ale unui act străin; el simplifică doar dovada autenticității și traducerea. De exemplu, faptul că prezinți fără apostilă un certificat de căsătorie nu înseamnă automat că acea căsătorie va produce efecte în statul de destinație dacă legea lui o interzice. Formularele multilingve și lista statelor membre sunt publicate pe Portalul european e-Justiție.
Important: Instituția care primește documentul poate cere, în cazuri justificate, o traducere, dacă are îndoieli rezonabile asupra conținutului. Formularul multilingv reduce mult această probabilitate, dar nu o exclude complet.
Când folosești un document multilingv
Documentul multilingv îți e util ori de câte ori un act de stare civilă românesc trebuie prezentat unei autorități dintr-un alt stat european. Situațiile cele mai frecvente sunt:
- Înregistrarea rezidenței într-un alt stat membru, unde ți se cere certificatul de naștere sau de căsătorie.
- Căsătoria în străinătate, când autoritatea locală cere certificatul de naștere al viitorilor soți.
- Înregistrarea nașterii unui copil într-un alt stat, cu certificatul de căsătorie al părinților.
- Cererea unor prestații sociale sau a unei pensii în altă țară, cu certificate de naștere sau de deces.
- Înscrierea copiilor la școală sau la medic în țara de reședință.
- Proceduri de cetățenie sau de schimbare a numelui în alt stat.
Când evenimentul se petrece invers, adică un act străin trebuie folosit în România, documentul multilingv emis de autoritatea străină te ajută la transcrierea în registrele românești, scutindu-te adesea de traducere.
Sfat: Înainte să ceri traduceri autorizate pentru un dosar într-o țară din Uniunea Europeană, întreabă instituția de acolo dacă acceptă formularul multilingv. Economisești costul traducerii și timpul pentru legalizarea ei la notar.
Unde și cum îl ceri
Documentul multilingv se cere de la oficiul de stare civilă care deține actul, adică primăria localității unde s-a petrecut nașterea, căsătoria sau decesul, ori oficiul care a făcut transcrierea. La fel ca la duplicat, poți depune cererea și la oficiul de la domiciliu, care o transmite mai departe, sau la consulat, dacă locuiești în străinătate.
Pașii
- Află la ce oficiu este înregistrat actul.
- Întreabă dacă oficiul eliberează extras multilingv, formular multilingv UE sau ambele.
- Completează cererea, precizând documentul dorit și, dacă e cazul, statul de destinație.
- Prezintă actul de identitate valabil și, dacă depui pentru altcineva, procura specială.
- Plătește taxa, dacă se percepe.
- Ridică documentul la termenul comunicat și verifică toate datele.
| Calea de depunere | Când e potrivită | Ce reții |
|---|---|---|
| Oficiul care deține actul | locuiești aproape sau mergi acasă | de regulă cea mai rapidă |
| Oficiul de la domiciliu | locuiești în alt oraș din România | durează mai mult, cererea circulă |
| Consulatul României | locuiești în străinătate | termene mai lungi, programare |
| Împuternicit cu procură | nu poți ajunge personal | procura trebuie să menționeze documentul |
Dacă ceri formularul multilingv UE, el se atașează unui certificat. Dacă certificatul tău e vechi sau deteriorat, cere odată și un duplicat, după pașii din Duplicatul certificatului de naștere: unde și cum îl ceri, ca dosarul să fie complet.
Când tot ai nevoie de traducere sau de apostilă
Documentul multilingv nu rezolvă toate situațiile. Ai nevoie de alte formalități în următoarele cazuri:
- Statul de destinație nu face parte din Uniunea Europeană și nu acceptă extrasul multilingv internațional: atunci folosești certificatul cu apostilă și traducere, după regulile din Apostila de la Haga: cum pregătești actele pentru străinătate.
- Documentul nu este acoperit de regulamentul european sau nu există formular multilingv pentru el, de exemplu o hotărâre judecătorească complexă.
- Instituția are îndoieli asupra conținutului și cere traducere.
- Ai nevoie de documentul în fața unei instituții private (bancă, angajator) care nu este obligată să aplice regulamentul.
În aceste cazuri, traducerea se face de un traducător autorizat, iar legalizarea semnăturii lui la notar sau alte formalități suplimentare depind de cerințele statului de destinație.
Un exemplu concret: mutarea într-un alt stat membru
Cel mai des, documentele multilingve apar într-un dosar de mutare. Să presupunem că te muți cu familia într-un alt stat al Uniunii Europene, iar primăria de acolo îți cere certificatele de naștere ale copiilor și certificatul tău de căsătorie, pentru înregistrarea rezidenței și înscrierea la școală.
În loc să comanzi traduceri autorizate, legalizate la notar, poți proceda astfel:
- Verifici dacă certificatele sunt în stare bună și cu datele actuale; dacă nu, ceri duplicate.
- Ceri la oficiul de stare civilă care deține actele formularele multilingve pentru naștere și pentru căsătorie.
- Prezinți autorității străine certificatele originale, însoțite de formulare, fără apostilă.
- Păstrezi copii ale întregului set, pentru alte instituții (medic, angajator, bancă).
Dacă mai târziu se naște un copil în țara de reședință, actul emis acolo poate fi transcris în România tot pe baza unui formular multilingv eliberat de autoritatea străină, ceea ce scurtează procedura. Ordinea de mai sus nu înlocuiește întrebarea către instituția străină, care rămâne primul pas, dar îți arată cât de mult se simplifică dosarul când formularul este acceptat.
Greșeli frecvente
Câteva confuzii repetate duc la dosare respinse sau la cheltuieli inutile.
- Confuzia dintre formularul UE și certificat: formularul nu ține loc de certificat, ci îl însoțește.
- Cererea unei apostile pentru un stat membru, deși pentru actele de stare civilă nu mai e necesară.
- Folosirea unui extras multilingv într-un stat care nu îl recunoaște, fără să verifici înainte.
- Datele scrise fără diacritice în actele din alte țări, care diferă de cele din actele românești; păstrează coerența numelui în toate dosarele.
- Prezentarea copiilor simple în loc de documentul original eliberat de oficiu.
Unele instituții acceptă și documente electronice în locul originalelor pe hârtie; când e cazul și ce condiții trebuie să îndeplinească explicăm în Documentele electronice: când sunt acceptate de instituții.
Recapitulare
Documentele multilingve sunt cea mai simplă cale de a folosi un act de stare civilă românesc într-un alt stat european. Formularul multilingv UE se atașează certificatului și te scutește de traducere, iar regulamentul european elimină apostila pentru actele de stare civilă între statele membre. Pentru restul lumii, apostila și traducerea rămân regula.
De reținut:
- formularul multilingv UE însoțește certificatul, nu îl înlocuiește;
- extrasul multilingv internațional funcționează doar în statele care îl acceptă;
- îl ceri la oficiul de stare civilă care deține actul, la domiciliu sau la consulat;
- în afara Uniunii Europene ai nevoie, de regulă, de apostilă și traducere;
- verifică mereu cu instituția din țara de destinație ce document acceptă.
Întrebări frecvente
Formularul multilingv înlocuiește certificatul de naștere?
Nu. Formularul multilingv al Uniunii Europene este o anexă care se folosește împreună cu certificatul, ca ajutor de traducere.
Am nevoie de apostilă pe certificatul de căsătorie pentru Germania?
De regulă nu, pentru actele de stare civilă prezentate autorităților unui stat membru al Uniunii Europene. Întreabă totuși instituția germană ce documente cere concret.
Pot folosi extrasul multilingv în Marea Britanie sau în Statele Unite?
Regulamentul european nu se aplică acolo, iar acceptarea extrasului depinde de regulile acelor state. De regulă, vei avea nevoie de certificat cu apostilă și traducere autorizată.
Cât timp e valabil un extras multilingv?
Documentul nu are, în principiu, un termen de valabilitate, dar unele instituții străine cer documente eliberate recent. Verifică cerința la instituția de destinație.
Pot cere formularul multilingv de la consulat?
Da, dacă locuiești în străinătate, prin consulatul României, care transmite cererea oficiului de stare civilă competent. Durata este mai mare decât la ghișeu, în țară.
