Adeverința de la asociația de proprietari este documentul prin care asociația confirmă, pe baza evidențelor ei, situația unui apartament: dacă întreținerea este plătită la zi sau ce restanțe există, câte persoane sunt înscrise la cheltuieli și, uneori, ce sume există în fondul de rulment sau în fondul de reparații. O ceri de la administrator sau de la președinte, iar documentul este semnat de reprezentanții asociației.
Cel mai des îți trebuie la vânzarea apartamentului, când notarul vrea să știe dacă există datorii la întreținere. Mai apare în dosarele pentru ajutoare sociale, în unele cereri la primărie și în situațiile în care trebuie să dovedești câte persoane locuiesc efectiv în apartament. Mai jos afli ce conține, cum o obții și ce faci dacă asociația o refuză sau o întârzie.
Ce este asociația de proprietari și ce evidențe ține
Asociația de proprietari este persoana juridică formată din proprietarii apartamentelor dintr-un bloc, care administrează proprietatea comună: casa scării, acoperișul, subsolul, instalațiile comune. Ea ține evidența cheltuielilor comune și a plăților fiecărui apartament, iar adeverința este un extras din această evidență.
Evidențele relevante pentru adeverință sunt:
- lista de plată lunară, cu cotele fiecărui apartament;
- registrul de încasări și situația restanțelor;
- numărul de persoane înscrise la fiecare apartament, folosit la repartizarea unor cheltuieli;
- fondul de rulment, adică suma depusă de proprietari pentru plata cheltuielilor curente până la încasarea întreținerii;
- fondul de reparații, destinat lucrărilor la proprietatea comună.
Administratorul este persoana sau firma care ține contabilitatea asociației și întocmește lista de plată. Președintele reprezintă asociația și semnează actele ei, alături de administrator, după regulile stabilite.
Când îți trebuie adeverința
Adeverința îți trebuie atunci când o instituție sau un notar trebuie să afle situația apartamentului direct din evidențele asociației. Tabelul de mai jos arată situațiile cele mai frecvente.
| Situația | Cine o cere | Ce trebuie să atesteze |
|---|---|---|
| vânzarea apartamentului | notarul | plata la zi a întreținerii sau suma datorată |
| donația sau partajul | notarul | situația datoriilor |
| ajutoare sociale sau pentru încălzire | primăria sau serviciul de asistență socială | numărul de persoane, modul de încălzire, plățile |
| dovada persoanelor care locuiesc în apartament | diverse instituții | persoanele înscrise la întreținere |
| închiderea unui contract de închiriere | proprietarul | că chiriașul a plătit întreținerea până la plecare |
| un litigiu legat de întreținere | instanța, avocatul | situația plăților pe o perioadă |
Important: Fiecare instituție are propria listă de documente, iar unele cer un anumit conținut al adeverinței sau un formular propriu. Înainte să o ceri asociației, întreabă instituția exact ce trebuie să scrie în ea.
Adeverința la vânzarea apartamentului
La vânzarea unui apartament, notarul cere, de regulă, o adeverință emisă de asociație din care să reiasă dacă vânzătorul are datorii la întreținere. Scopul este ca cumpărătorul să știe ce preia și ca datoriile să fie clarificate înainte de semnare.
Ce se întâmplă cu datoriile
- dacă întreținerea este plătită la zi, adeverința o confirmă, iar vânzarea continuă normal;
- dacă există restanțe, vânzătorul le plătește înainte de semnare sau părțile convin, în fața notarului, cine și cum le achită;
- datoriile neclarificate pot crea probleme cumpărătorului, de aceea notarul consemnează situația în contract.
Fondul de rulment și fondul de reparații
La vânzare apare des întrebarea ce se întâmplă cu fondul de rulment depus de vânzător. Regulile sunt stabilite de lege și de hotărârile adunării generale: fondul poate fi restituit vânzătorului sau poate fi preluat de cumpărător, prin înțelegerea dintre ei. Fondul de reparații urmează, de obicei, alte reguli, pentru că este destinat lucrărilor la clădire. Întreabă administratorul cum procedează asociația ta și notează înțelegerea în scris.
Sfat: Cere adeverința cu câteva zile înainte de programarea la notar, dar nu cu mult timp înainte. Notarii preferă un document emis recent, care să reflecte și ultima listă de plată afișată.
Pentru celelalte formalități de la vânzare, cum ar fi trecerea contractelor de utilități pe numele cumpărătorului, vezi Schimbarea titularului la contractele de utilități.
Ce conține adeverința
O adeverință corectă identifică clar apartamentul, proprietarul și situația la o anumită dată. Lipsa unuia dintre aceste elemente o poate face inutilizabilă la notar sau la instituție.
| Element | Ce trebuie să apară |
|---|---|
| antetul asociației | denumirea, adresa, codul de identificare fiscală |
| numărul de înregistrare și data | pentru a putea fi verificată |
| datele apartamentului | adresa completă: bloc, scară, etaj, număr |
| proprietarul | numele, eventual și al coproprietarilor |
| situația plăților | „la zi” sau suma datorată, până la ce lună |
| persoanele înscrise | numărul lor, dacă instituția îl cere |
| fondurile | fondul de rulment și fondul de reparații, la cerere |
| scopul | instituția sau situația pentru care se eliberează |
| semnăturile și ștampila | ale reprezentanților asociației, de regulă președintele și administratorul |
Cum o ceri, pas cu pas
Procedura este simplă, dar diferă de la un bloc la altul, după cum este organizată administrarea. În multe blocuri administratorul are program de lucru cu proprietarii sau primește cereri pe e-mail.
- Afli ce conținut îți trebuie, de la notar sau de la instituție.
- Depui o cerere scrisă la administrator sau la președinte, cu datele apartamentului și scopul.
- Plătești restanțele, dacă există și vrei o adeverință „la zi”.
- Ridici adeverința semnată și ștampilată, sau o primești scanată, dacă instituția acceptă copia.
- Verifici datele înainte să pleci: numele, adresa, suma, data.
Dacă instituția acceptă documente primite electronic, află în ce condiții sunt valabile din Documentele electronice: când sunt acceptate de instituții.
Cât durează
Termenul de eliberare depinde de programul administratorului și de regulile asociației. Pentru o programare la notar, depune cererea cu cel puțin câteva zile lucrătoare înainte și confirmă telefonic data ridicării.
Coproprietari și împuterniciți
Dacă apartamentul are mai mulți proprietari, de exemplu soți sau frați care l-au moștenit împreună, oricare dintre ei poate cere de regulă adeverința, iar documentul îi menționează pe toți. Dacă nu poți merge personal, o persoană de încredere o poate ridica pe baza unei împuterniciri scrise. Pentru vânzări făcute prin mandatar, notarul îți spune ce formă trebuie să aibă procura, iar asociația o poate cere în copie la eliberarea adeverinței.
Când locuiești în altă localitate
Proprietarii care nu locuiesc în oraș pot cere de obicei adeverința pe e-mail și o pot primi scanată sau prin curier. Întreabă notarul dacă acceptă copia scanată sau dacă vrea originalul semnat și ștampilat; de răspunsul lui depinde cât timp îți trebuie.
Dovada persoanelor înscrise la întreținere
Numărul de persoane înscrise la întreținere contează pentru repartizarea unor cheltuieli, cum ar fi apa la blocurile fără apometre complete sau salubrizarea în unele sisteme. Adeverința care atestă acest număr este cerută de instituțiile care analizează venitul pe membru de familie sau componența gospodăriei.
- numărul de persoane se declară de proprietar sau de chiriaș la asociație și se actualizează la fiecare schimbare;
- el nu este același lucru cu domiciliul din buletin: o persoană poate locui în apartament fără să aibă domiciliul acolo;
- pentru salubrizare, numărul declarat la asociație și cel declarat la primărie ar trebui să coincidă; vezi Salubrizarea: contract individual sau taxă la primărie.
Domiciliul și reședința se dovedesc cu actul de identitate sau cu viza de reședință, nu cu adeverința asociației. Diferențele sunt explicate în Schimbarea domiciliului în buletin: acte și pași și în Viza de reședință (flotantul): ce este și cum o obții.
Atenție: Declararea unui număr mai mic de persoane decât cel real, ca să plătești mai puțin la întreținere, încarcă nedrept cheltuielile vecinilor și poate fi sancționată. Adeverința reflectă datele declarate, deci răspunzi pentru corectitudinea lor.
Dacă asociația refuză sau întârzie
Dacă asociația nu îți eliberează adeverința sau îți dă una cu date pe care le consideri greșite, încearcă întâi o clarificare scrisă. Majoritatea neînțelegerilor vin din sume contestate sau din plăți neînregistrate.
- ceri în scris eliberarea adeverinței și păstrezi dovada depunerii;
- dacă suma restantă ți se pare greșită, ceri situația detaliată a plăților și aduci chitanțele tale;
- dacă nu primești răspuns, te adresezi comitetului executiv sau cenzorului asociației;
- poți sesiza compartimentul primăriei care se ocupă de sprijinul și controlul asociațiilor de proprietari;
- pentru litigii privind sume, calea finală este instanța.
Blocuri fără asociație
În unele clădiri nu există o asociație de proprietari constituită legal. Atunci notarul sau instituția îți spun ce alt document acceptă, de exemplu o declarație pe proprie răspundere sau dovezile de plată ale utilităților comune.
Informațiile din acest articol au caracter general. Regulile privind asociațiile de proprietari și cerințele notarilor se pot schimba, așa că verifici forma în vigoare la notar, la primărie sau cu un avocat, dacă ai o situație litigioasă.
Ce merită reținut
Adeverința de la asociația de proprietari este un extras din evidențele blocului despre un apartament: plata întreținerii, persoanele înscrise și fondurile. O ceri cel mai des pentru vânzarea apartamentului, la notar, dar și pentru dosare sociale sau dovada componenței gospodăriei. Află întâi ce trebuie să conțină, plătește restanțele, depune cererea din timp și verifică datele. Pentru imaginea completă a contractelor și obligațiilor locuinței, consultă Contractele de utilități: cum le încheii, transferi și închizi, iar dacă te muți, bifează pașii din După mutare: lista actelor și contractelor de actualizat.
De reținut:
- adeverința o semnează reprezentanții asociației și poartă ștampila ei;
- notarul o cere de regulă la vânzare, pentru situația datoriilor;
- fondul de rulment se clarifică între vânzător și cumpărător;
- numărul de persoane înscrise nu este același lucru cu domiciliul;
- dacă asociația refuză, ceri în scris și apoi sesizezi primăria.
Întrebări frecvente
Cât costă adeverința de la asociație?
Depinde de regulile fiecărei asociații; multe o eliberează gratuit, altele percep o sumă stabilită de adunarea generală. Întreabă administratorul înainte.
Poate cere adeverința un chiriaș?
Chiriașul poate cere o dovadă a plăților făcute de el, dar adeverința pentru notar privește apartamentul și se cere de proprietar. Pentru dosare sociale, întreabă asociația ce acceptă de la chiriaș.
Adeverința este valabilă o perioadă anume?
Nu există o regulă unică; instituțiile și notarii preferă documente recente, care reflectă ultima listă de plată. Întreabă instituția ce vechime acceptă.
Ce fac dacă asociația îmi cere bani pe care nu îi datorez?
Ceri în scris situația detaliată a plăților și prezinți chitanțele. Dacă neînțelegerea continuă, sesizezi cenzorul, apoi primăria, iar pentru sume mari consulți un avocat.
Am nevoie de adeverință și dacă apartamentul e într-o casă cu două familii?
Doar dacă există o asociație de proprietari constituită. Dacă nu există, notarul îți spune ce alt document acceptă.
